CARTAS DESCRIPTIVAS DE LOS PROCESOS
Introducción
Las Cartas Descriptivas de los Procesos presentan de manera general la forma en que la Notaría desarrolla sus actividades para prestar un servicio eficiente, seguro y conforme a la normatividad vigente.
Su finalidad es facilitar a la ciudadanía la comprensión de los procesos que se adelantan desde la atención inicial hasta la conservación de los documentos notariales, garantizando los principios de legalidad, transparencia, imparcialidad, seguridad jurídica, calidad del servicio y protección de la información.
Cada proceso cuenta con actividades definidas, responsables y controles que permiten asegurar la correcta prestación del servicio público notarial.
1. Proceso Estratégico
Direccionamiento y Gestión Institucional
Objetivo
Planificar, dirigir y supervisar el funcionamiento integral de la Notaría, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales, las directrices impartidas por la Superintendencia de Notariado y Registro y el mejoramiento continuo del servicio.
Alcance
Inicia con la planeación y organización de las actividades institucionales y finaliza con el seguimiento y evaluación de los resultados obtenidos.
Actividades principales
- Definir lineamientos internos.
- Planificar la prestación del servicio.
- Asignar funciones y responsabilidades.
- Supervisar el cumplimiento normativo.
- Evaluar indicadores de gestión.
- Implementar acciones de mejora.
- Administrar riesgos institucionales.
Responsable
Notario.
Resultado esperado
Prestación organizada, eficiente y conforme a la legislación vigente.
2. Proceso Misional
Prestación del Servicio Notarial
Objetivo
Brindar a los usuarios los servicios notariales autorizados por la ley, garantizando autenticidad, legalidad, seguridad jurídica e imparcialidad.
Alcance
Comprende desde la recepción del usuario hasta la entrega del documento notarial y su correspondiente archivo.
Actividades principales
- Atención al ciudadano.
- Orientación sobre requisitos.
- Recepción de documentos.
- Verificación de identidad.
- Revisión jurídica.
- Elaboración de instrumentos públicos.
- Autenticaciones.
- Reconocimientos.
- Declaraciones extraproceso.
- Escrituras públicas.
- Protocolización.
- Registro biométrico cuando aplique.
- Recaudo de derechos notariales.
- Firma del Notario.
- Entrega del documento.
Responsable
Notario y personal asistencial.
Resultado esperado
Prestación oportuna del servicio notarial con plena validez jurídica.
3. Proceso de Apoyo
Gestión Administrativa y Financiera
Objetivo
Administrar eficientemente los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros necesarios para el funcionamiento de la Notaría.
Alcance
Comprende todas las actividades administrativas que respaldan la operación del servicio notarial.
Actividades principales
- Administración del talento humano.
- Gestión documental administrativa.
- Contabilidad.
- Tesorería.
- Gestión presupuestal.
- Compras.
- Gestión contractual.
- Administración de inventarios.
- Gestión tecnológica.
- Seguridad de la información.
- Mantenimiento de instalaciones.
- Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Responsable
Notario y asesores externos cuando corresponda.
Resultado esperado
Disponibilidad permanente de recursos para garantizar la continuidad del servicio.
4. Proceso de Evaluación y Mejoramiento
Seguimiento, Control y Mejora Continua
Objetivo
Verificar el adecuado funcionamiento de los procesos, identificar oportunidades de mejora y fortalecer la calidad del servicio.
Alcance
Comprende el seguimiento permanente de la gestión institucional y la implementación de acciones preventivas y correctivas.
Actividades principales
- Seguimiento al cumplimiento normativo.
- Atención de PQRS.
- Evaluación de satisfacción de usuarios.
- Identificación de riesgos.
- Implementación de acciones correctivas.
- Seguimiento a planes de mejoramiento.
- Actualización documental.
- Revisión de indicadores.
Responsable
Notario.
Resultado esperado
Mejoramiento continuo de la prestación del servicio.
Relación entre los procesos
Los procesos de la Notaría funcionan de manera integrada:
- El Proceso Estratégico establece los lineamientos y dirige la organización.
- El Proceso Misional desarrolla directamente la función pública notarial y constituye la razón de ser de la Notaría.
- El Proceso de Apoyo suministra los recursos humanos, financieros, tecnológicos y administrativos necesarios para la operación.
- El Proceso de Evaluación y Mejoramiento realiza seguimiento permanente, identifica oportunidades de mejora y fortalece la calidad del servicio.
La interacción de estos procesos permite garantizar una atención eficiente, transparente, segura y orientada al ciudadano.
A continuación se presentan documentos del Procedimiento de Escrituración y el Procedimiento de Gestión Estratégica llevados a cabo en la Notaría.
DE ESCRITURACION
ION ESTRATEGICA