La Notaría Única del Círculo de Trujillo adopta sus decisiones con fundamento en la legislación vigente, los principios de la función notarial, las directrices impartidas por la Superintendencia de Notariado y Registro y las necesidades institucionales identificadas durante la prestación del servicio.
A continuación se describen los procedimientos utilizados para la toma de decisiones en las principales áreas de gestión.
1. Toma de decisiones en la Gestión del Talento Humano
Las decisiones relacionadas con la vinculación de personal, asignación de funciones, capacitación y bienestar laboral siguen el siguiente procedimiento:
- Identificación de la necesidad institucional.
- Definición del perfil requerido.
- Evaluación de hojas de vida y experiencia.
- Entrevista y verificación de competencias.
- Decisión de contratación por parte del Notario.
- Inducción y seguimiento al desempeño.
- Evaluación periódica para identificar necesidades de capacitación o mejora.
Criterios para la toma de decisiones:
- Idoneidad del aspirante.
- Experiencia.
- Conocimientos técnicos.
- Necesidades del servicio.
- Disponibilidad presupuestal.
2. Toma de decisiones en la Gestión Administrativa
Las decisiones relacionadas con la adquisición de bienes, servicios y recursos tecnológicos se adoptan mediante el siguiente procedimiento:
- Identificación de la necesidad.
- Evaluación del estado de los recursos existentes.
- Solicitud y análisis de alternativas disponibles.
- Evaluación de costo-beneficio.
- Verificación de disponibilidad presupuestal.
- Aprobación por parte del Notario.
- Adquisición e implementación.
Criterios para la toma de decisiones:
- Necesidad del servicio.
- Calidad.
- Seguridad.
- Cumplimiento normativo.
- Optimización de recursos.
3. Toma de decisiones sobre infraestructura
Las decisiones relacionadas con las instalaciones físicas buscan garantizar la adecuada prestación del servicio.
Procedimiento:
- Identificación de necesidades de mantenimiento o adecuación.
- Verificación del cumplimiento de normas de accesibilidad y seguridad.
- Evaluación técnica.
- Priorización de intervenciones.
- Aprobación del Notario.
- Ejecución y seguimiento.
4. Toma de decisiones sobre capacitación
Las capacitaciones se programan siguiendo el siguiente procedimiento:
- Identificación de cambios normativos o tecnológicos.
- Evaluación de necesidades del personal.
- Priorización de los temas.
- Selección del mecanismo de capacitación.
- Programación.
- Ejecución.
- Evaluación de resultados.
Criterios considerados:
- Cambios legislativos.
- Circulares de la SNR.
- Necesidades detectadas en la prestación del servicio.
- Recomendaciones derivadas de auditorías.
5. Toma de decisiones sobre mejora del servicio
Las decisiones orientadas a mejorar la atención al ciudadano se adoptan mediante:
- Revisión de PQRS.
- Identificación de oportunidades de mejora.
- Evaluación de viabilidad.
- Definición de acciones correctivas o preventivas.
- Implementación.
- Seguimiento a la efectividad de las medidas.
Criterios considerados:
- Satisfacción del usuario.
- Cumplimiento de la normatividad.
- Eficiencia del servicio.
- Disponibilidad de recursos.